Eigenlijk is het postbakje op de post met de Evaluatie Einde Dienst (EED) -formulieren één grote stapel papier met negatieve energie.
- De dienstauto is niet afgetankt.
- De sleutels van de medicijnkast zijn kwijt.
- De telefoon doet het niet meer.
- De bureaustoel in kamer 1.23 is kapot.
- Het beeldscherm van de computer knippert in de behandelkamer 1
- En nog vele andere voorbeelden.
Niet de meest inspirerende zaken om je mee bezig te houden. En toch is de EED-melding de grootste kans om je collega’s met meer plezier aan het werk te laten gaan. Een verstandige locatiemanager neemt de EED-meldingen dus serieus. Maar hoe gaat het nu vaak in de praktijk?
Het EED formulier
Wanneer zich een (facilitair) probleem heeft voorgedaan aan het einde van een dienst vult de huisarts, triagist of iedere andere medewerker een EED formulier in. Op dat formulier staat in elk geval de datum, de locatie, de soort klacht en een omschrijving van het geconstateerde euvel. Het met zorg ingevulde formulier vindt zijn weg naar het juiste postvakje en begint daar aan een ongewisse reis. Een reis die in het meest positieve geval eindigt met een succesvolle oplossing, omdat de ICT’er een nieuwe driver voor de monitor heeft geïnstalleerd of er is een nieuwe gasveer in de stoel van de spreekkamer gemonteerd. Dit als alles meezit. Maar de kans is groot dat niet alle formulieren op de juiste plaats terecht komen. Formulieren kunnen kwijtraken of worden vergeten in te leveren. De formulieren die het wel halen belanden in een nieuw bakje van degene die het moet oplossen. Vaak is het de secretaresse die de formulieren sorteert en deze verdeelt onder de verantwoordelijke personen. Van enige mate van terugkoppeling is vaak geen sprake. De melder weet niet of het euvel verholpen is dan alleen door dit tijdens de volgende dienst te constateren.
Dat kan anders…
Dat kan anders, dat moet anders. Want stel dat het hele proces bij u op rolletjes verloopt, (en we weten uit ervaring dat niet altijd alle EED-meldingen even nauwkeurig afgehandeld worden), kunt u dan als locatiemanager of kwaliteitsmanager aan het einde van het jaar sturen op tientallen of soms zelfs honderden formulieren? Weet u in welke categorie de meeste meldingen geplaatst zijn? Weet u op welk gebied u het best kunt ingrijpen om de kwaliteit van de HAP te verbeteren?
Functioneel
Welk voordeel heeft het digitaliseren van de EED voor mijn HAP? Door de EED meldingen digitaal te laten aanleveren gaan er geen meldingen meer verloren. Elke stap richting een oplossing wordt gedocumenteerd. U kunt communiceren met collega’s over de melding. Er kunnen bijlagen worden toegevoegd ter verduidelijking. U kunt de actie toewijzen aan iemand. U kunt de status van de melding veranderen van “nieuw” naar “in behandeling” of “opgelost”. En het belangrijkste: de melder krijgt een bericht als de melding is opgelost.
In de praktijk
Bij de huisartsenpost Apeldoorn werken ze nu al twee jaar met de digitale EED module van Corpio . In het eerste jaar zijn er veel meer EED-meldingen gedaan dan voorheen. De reden daarvan is dat de drempel om een EED-melding in te sturen lager is geworden. Door de hoeveelheid meldingen ontstond een goed beeld waarop met het grootste effect gestuurd kon worden. Zo draagt de EED module bij aan het verbeteren van de kwaliteit van de HAP en de medewerkertevredenheid.
Rapportage
De locatiemanager kan met de rapportage module, met één druk op de knop, een overzicht genereren met de meest voorkomende klachten. Doordat deze nu overzichtelijk in categorieën geplaatst zijn kan er eenvoudig op EED-meldingen worden gestuurd. De volgende vragen kunnen o.a. worden beantwoord:
- In elke categorie worden de meeste meldingen gedaan?
- Wie doet er veel meldingen?
- Wie doet er verhoudingsgewijs weinig meldingen?
- Welke meldingen staan nog open?
- Hoeveel acties zijn er ondernomen op een melding?
Hoe mooi zou het zijn als doormiddel van de rapportages duidelijk wordt dat er beter een andere garage voor het wagenpark gezocht kan worden? Of dat bepaalde ICT klachten opgelost kunnen worden met een aanvullende training voor de gebruikers. Met meer inzicht gecontroleerd sturen op kwaliteitsverbetering, dat is waar de digitale EED module van Corpio voor staat!
Nog een applicatie?
En dan speciaal alleen voor digitale EED-meldingen? Gelukkig niet! De digitale EED module is slechts één onderdeel van de Corpio toolbox .
Als u kiest voor Corpio dan maakt u ook gebruik van een uiterst geavanceerd VIM systeem. Een koppeling met Intershift. Een professionele applicatie voor documentbeheer. Veel eenvoudiger dan een applicatie als Sharepoint. En nog belangrijker: speciaal ontwikkeld voor de HAP! Het documentbeheer is gebruiksvriendelijk met een uniek en eenvoudig systeem om documenten alleen met de juiste personen te delen. Ook zijn er mogelijkheden voor workflows die toegespitst zijn op de HAP. Nog meer redenen? SSO en SaaS zijn termen die de ICT manager wat zeggen. Het smoelenboek: uw huidige adressenlijst veranderd van een tabel of een Excelfile in een uiterst gebruiksvriendelijk en zinvolle applicatie met veel geavanceerde mogelijkheden. Ook de koppeling met het Farmacotherapeutisch Kompass en Intershift (niet meer apart inloggen) heeft tot veel waardering bij de van Corpio gebruikmakende huisartsen geleid.
Nieuwsgierig geworden? Vraag een demo aan of neem eens een kijkje op onze website!