Documentenbeheer

Bij veel huisartspraktijken is het documentbeheer en de registratie van de protocollen opgelost met een Excel bestand door de praktijkmanager. Zo op het eerste gezicht een prima oplossing voor je documentenbeheer. De informatie is makkelijk aan te passen en makkelijk te delen met collega’s. Maar voor écht veilig en effectief werken in de huisartspraktijk heeft registratie in een Excel bestand onder beheer van de praktijkmanager een aantal niet zo heel veilige eigenschappen.

Om te beginnen is de kans groot dat er meer dan één versie van het document bestaat binnen de praktijk. Wat is dan de juiste versie? Heeft de praktijkmanager wel het juiste document? Welke informatie is up-to-date? Dit maakt het borgen van de veiligheid op documentbeheer niet gemakkelijk.

Protocolbeheer in de praktijk

Bij de registratie van protocollen en documenten ontstaat nog een probleem wanneer gebruik gemaakt wordt van een Excel bestand. Veel van deze belangrijke werkdocumenten worden lokaal opgeslagen, omdat dit makkelijker werkt voor medewerkers in de huisartsenpraktijk. Daardoor ontstaat een veelvoud van kopiëen van een protocol of document. Vervangen van deze protocollen op lokale computers is een lastige opgave. Daarnaast is iedere controle op de gebruikte protocollen en documenten onmogelijk geworden. Als de bestanden wel op de ‘Z’, ‘V’ of ‘P’ schijf staan blijkt in de praktijk vaak dat de mappenstructuur in de loop van jaren zo ondoorzichtig is geworden dat het bijna onmogelijk is geworden om snel bestanden te vinden. Het beheren van protocollen en documenten vraagt onnodig veel moeite waar je als praktijkmanager niet altijd tijd voor hebt. Ook al is de registratie van de documenten in Excel op het eerste gezicht prima voor elkaar, in de praktijk kunnen er zoveel versies van een document bestaan, of is de bestandsstructuur op de schijf zo onduidelijk dat deze registratie volledig tekortschiet.

Van registreren naar beheren

Met de toenemende werkdruk binnen de huisartspraktijk wordt het steeds lastiger om onveilige situaties te voorkomen en de kwaliteit van de zorgverlening te waarborgen. Registratie van de documenten en protocollen door een praktijkmanager alleen is niet meer genoeg. Deze registratie moet aangevuld worden met het actief beheren van de documenten die de kwaliteit binnen de praktijk moeten borgen. Beheer gaat veel verder dan registreren. Speciale software voor deze processen voegt belangrijke functionaliteit toe aan de registratie van documenten en protocollen. Dit bestaat onder andere uit versiebeheer, inzage rechten, verbeterpunten en verloopdata van de protocollen en documenten; de software houdt alles bij en helpt mee om fouten te voorkomen.